Faktura zaliczkowa jest dokumentem rachunkowym, który stanowi potwierdzenie dokonania wpłaty zaliczki na poczet przyszłych usług lub dostaw towarów. Zawiera ona informacje o nabywcy i sprzedawcy, opisie i cenie towarów lub usług oraz kwocie zaliczki i jej uzasadnieniu. Faktura zaliczkowa jest wystawiana przez sprzedawcę i jest uznawana za częściową płatność.
Spis treści
Co musi zawierać faktura zaliczkowa?
Zgodnie z polskim prawem dotyczącym podatku od towarów i usług, obowiązek podatkowy powstaje w momencie otrzymania pełnej lub częściowej zapłaty za dostarczone towary lub wykonane usługi. W przypadku gdy klientem jest osoba prowadząca działalność gospodarczą, wpłacona zaliczka musi zostać udokumentowana na fakturze zaliczkowej, która powinna zawierać pewne elementy określone w ustawie o VAT, takie jak data wystawienia, numery identyfikacyjne, imiona i nazwiska stron transakcji, daty dostawy lub wykonania usługi, kwoty zapłaty i podatku, informacje dotyczące zamówienia lub umowy, w tym nazwę towaru lub usługi, cenę, ilość, wartość netto i brutto itp. Kwota podatku jest obliczana na podstawie wzoru: kwota podatku = (wartość otrzymanej zaliczki x stawka podatku) / (100 + stawka podatku).
Kiedy nie wystawia się faktury zaliczkowej?
Faktura zaliczkowa nie jest wystawiana w przypadku, gdy nie została otrzymana żadna zapłata zaliczkowa od klienta lub gdy klientem jest osoba nieprowadząca działalności gospodarczej. W takich sytuacjach faktura może zostać wystawiona tylko w momencie otrzymania pełnej zapłaty za dostarczone towary lub wykonane usługi.
W przypadku niektórych typów dostaw lub świadczonych usług, faktury zaliczkowej nie jest wystawiana. W szczególności nie dotyczy to transakcji takich jak:
- Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów – takiego typu dostawy nie są objęte wystawianiem faktury zaliczkowej.
- Dostarczanie energii elektrycznej, ciepła, chłodu oraz gazu – w przypadku dostaw tego typu usług, nie ma konieczności wystawiania faktury zaliczkowej.
- Usługi telekomunikacyjne i radiokomunikacyjne – takie usługi nie są objęte obowiązkiem wystawienia faktury zaliczkowej.
- Uzdatnianie i dostarczanie wody – tego typu usługi związane z uzdatnianiem i dostarczaniem wody, nie wymagają wystawienia faktury zaliczkowej.
- Najem, dzierżawa, leasing – w przypadku tych usług, nie jest wystawiana faktura zaliczkowa.
- Ochrona osób i mienia – w przypadku usług związanych z ochroną i dozorem, faktura zaliczkowa nie jest wymagana.
- Stała obsługa prawna i biurowa – w tym wypadku również nie jest wystawiana faktura zaliczkowa.
- Dystrybucja energii elektrycznej, ciepła, chłodu oraz gazu – tego typu usługi nie są objęte obowiązkiem wystawienia faktury zaliczkowej.
Faktura zaliczkowa a faktura końcowa
Faktura zaliczkowa jest dokumentem, który potwierdza wpływ zaliczki na konto wystawcy faktury, zanim zostanie wykonana cała usługa lub dostarczony towar. Natomiast faktura końcowa jest dokumentem, który potwierdza pełne rozliczenie usługi lub dostawy towaru i jest wystawiany po zakończeniu transakcji.
W obliczu nowych regulacji, jakie mają wejść w życie w 2023 roku w ramach SLIM VAT 3, warto zwrócić uwagę na kwestię wystawiania faktur zaliczkowych i zaliczkowo-końcowych. W przypadku, gdy podatnik otrzymuje zaliczkę na poczet swoich usług lub dostawy towarów w danym miesiącu, będzie mógł on od razu wystawić fakturę końcową, bez potrzeby udokumentowania zaliczki osobnym dokumentem. W ten sposób, w wyjątkowych okolicznościach, możliwe będzie uniknięcie konieczności stosowania dwóch faktur (zaliczkowej i zaliczkowo-końcowej).