Od 2023 roku pracodawca zwiększył limit kosztów pokrywanych przez pracownika, jeśli ten korzysta ze swojego własnego pojazdu do celów służbowych. Nowe stawki kilometrówki, które obowiązują od 17 stycznia 2023 roku, zostały wprowadzone w życie.
Spis treści
Kilometrówka – co to?
Dokument ten umożliwia pracownikowi otrzymanie zwrotu kosztów eksploatacji jego prywatnego pojazdu, gdy używa go w celach służbowych. Pracodawca prowadzi dokładną ewidencję przebiegu pojazdu, zapisując wszystkie trasy, odległości, cele i daty podróży pracownika.
Gdy pracownik wskazuje swój prywatny pojazd jako środek transportu w podróży służbowej, pracodawca zwraca mu koszty na podstawie zgłoszonej kilometrówki. Zwrot następuje po złożeniu przez pracownika rozliczenia z delegacji.
Kwota zwrotu, którą otrzymuje pracownik, zależy od liczby pokonanych kilometrów oraz rodzaju pojazdu i pojemności silnika. Te informacje są uwzględniane w obliczeniach, aby ustalić odpowiednią kwotę zwrotu dla pracownika.
Warto zaznaczyć, że procedury związane z kilometrówką pracowniczą mogą się różnić w zależności od polityki i regulacji obowiązujących w danym kraju oraz firmie. Dlatego zawsze warto skonsultować się z zasobami ludzkimi lub działem finansowym w firmie, aby uzyskać dokładne informacje na temat procedur i wymagań dotyczących kilometrówki pracowniczej w danej organizacji.
Kilometrówka 2023 – stawki
Poniżej przedstawiam aktualne stawki dla poszczególnych pojazdów:
- Samochód osobowy o pojemności silnika mniejszej lub równej 900 cm3: 0,89 zł za każdy pokonany kilometr.
- Samochód osobowy o pojemności silnika powyżej 900 cm3: 1,15 zł za każdy pokonany kilometr.
- Motocykl: 0,69 zł za każdy pokonany kilometr.
- Motorower: 0,42 zł za każdy pokonany kilometr.
Warto zaznaczyć, że podane stawki są maksymalnymi wartościami kosztów, jakie pracodawca może pokryć za używanie prywatnego pojazdu do celów służbowych. Pracodawca może zdecydować się na niższe stawki lub ustalić inne zasady dotyczące zwrotu kosztów eksploatacji pojazdu służbowego.
Należy również pamiętać, że stawki kilometrówki mogą się różnić w zależności od kraju i przepisów obowiązujących w danym regionie. W przypadku jakichkolwiek wątpliwości, zawsze warto skonsultować się z zasobami ludzkimi lub działem finansowym w swojej firmie w celu uzyskania dokładnych informacji na temat obowiązujących stawek kilometrówki w danej organizacji.
Wzór na kilometrówkę
Aby wyliczyć kwotę zwrotu na podstawie kilometrówki pracownika, można skorzystać z podanego wzoru:
kilometrówka = liczba przejechanych kilometrów x stawka za 1 km przebiegu
W przypadku przykładu pana Jana, który pokonał 500 km w celach służbowych, a stawka za 1 km przebiegu wynosi 1,15 zł (dla samochodu osobowego o pojemności silnika powyżej 900 cm3), możemy obliczyć kwotę zwrotu:
kilometrówka = 500 km x 1,15 zł = 575 zł
Zgodnie z tymi danymi, pracodawca musi zwrócić panu Janowi kwotę 575 zł jako zwrot kosztów eksploatacji. Należy pamiętać, że ta kwota będzie stanowiła dla pracodawcy koszt podatkowy.
Powyższy wzór dotyczy tylko podstawowego obliczenia zwrotu na podstawie liczby przejechanych kilometrów i stawki za kilometr. W praktyce mogą występować dodatkowe czynniki lub zasady, które wpływają na obliczanie kilometrówki, takie jak uwzględnienie dodatkowych kosztów (np. paliwo, ubezpieczenie) lub limitów związanych z podróżami służbowymi. Warto skonsultować się z działem finansowym lub zasobami ludzkimi w firmie, aby uzyskać pełne informacje na temat procedur i obliczeń dotyczących kilometrówki pracowniczej w konkretnej organizacji.
Co można pokryć w ramach kilometrówki?
W ramach kilometrówki pracowniczej, pracodawca może pokrywać koszty związane z eksploatacją prywatnego pojazdu pracownika używanego w celach służbowych. W przypadku, gdy pracownik nie przedstawia faktur za paliwo czy usługi serwisowe, a otrzymuje tylko wynagrodzenie ryczałtowe na podstawie wyliczonej kilometrówki, istnieją pewne ograniczenia i zasady dotyczące kosztów, które mogą być objęte zwrotem. Oto kilka kluczowych informacji:
- Zwrot obejmuje koszty eksploatacji pojazdu: Pracodawca może zwracać koszty związane z eksploatacją pojazdu, takie jak koszt paliwa, zużycie oleju, zużycie opon, naprawy i serwis. Te koszty są uwzględniane w ryczałcie na podstawie liczby pokonanych kilometrów i stawki za kilometr.
- Nieobejmowane koszty: Pracodawca zazwyczaj nie pokrywa innych kosztów, takich jak koszty ubezpieczenia, podatku drogowego, opłat parkingowych czy mandatów. Te wydatki są zazwyczaj ponoszone przez pracownika na własny rachunek.
- Przedstawienie faktur nie jest konieczne: W przypadku, gdy pracownik nie przedstawia faktur za paliwo czy usługi serwisowe, zwrot kosztów opiera się na wynagrodzeniu ryczałtowym ustalonym na podstawie kilometrówki. Pracownik nie musi udokumentować tych konkretnych wydatków, a jedynie podać liczbę przejechanych kilometrów.
- Ograniczenie kosztu podatkowego: Dla pracodawcy istnieje ograniczenie kosztu podatkowego związane z kwotą wskazaną przez pracownika w oświadczeniu. Oznacza to, że pracodawca może zwrócić pracownikowi tylko kwotę ryczałtową wynikającą z wyliczonej kilometrówki, nie przekraczającą wartości określonej przez pracownika w oświadczeniu.